נוהל מס' 8: קשרי עבודה בין גורמי מקצוע במשרד לבין חברי הכנסת
מי מתאם פגישה עם חבר כנסת? מתי ניתן להעביר מידע מקצועי? ומה עושים כאשר מתקבלת פנייה מחבר כנסת או מלשכתו? כל מה שצריך לדעת על העבודה מול חברי הכנסת ולשכותיהם.
משרד הרווחה והביטחון החברתי מקיים קשרי עבודה שוטפים עם חברי הכנסת ולשכותיהם כחלק מקידום מדיניות חברתית ומההליך הדמוקרטי.
קשרים אלה כוללים פגישות עבודה, שיחות טלפוניות, שיחות וידאו, סיורים, השתתפות בדיונים והעברת מידע מקצועי. כדי להבטיח אחידות מסרים, תיאום ארגוני ושקיפות ניהולית, כלל הקשר עם חברי הכנסת מתבצע באופן מתואם באמצעות תחום בכיר קשרי כנסת וממשל, המהווה את הכתובת המקצועית לליווי, תיאום והכוונה.
חשוב לדעת:
-
כל קשר עם חבר כנסת או לשכתו יתואם מראש באמצעות תחום בכיר קשרי כנסת וממשל.
-
פנייה המתקבלת ישירות אצל גורם מקצועי תועבר באופן מיידי לתחום בכיר קשרי כנסת וממשל לצורך המשך טיפול ותיאום.
-
פגישות, שיחות וסיורים יתקיימו, ככלל, בליווי נציג מטעם תחום בכיר קשרי כנסת וממשל, אלא אם נקבע אחרת.
-
העברת מידע מקצועי, נתונים, מסמכים או מצגות לחבר כנסת או ללשכתו תתבצע באמצעות תחום בכיר קשרי כנסת וממשל בלבד, לאחר השלמת האישורים הנדרשים.
מתי תחום בכיר קשרי כנסת וממשל אינו הגורם המטפל?
1. פניות ציבור:
כאשר מדובר בפניית ציבור המועברת על-ידי חבר כנסת או ועדת כנסת, הטיפול בפנייה יתבצע באמצעות תחום פניות הציבור של המשרד, בהתאם לנהלי העבודה. פניות מסוג זה אינן מטופלות במסגרת תחום בכיר קשרי כנסת וממשל.
2. שדולות הכנסת:
שדולות הכנסת אינן מטופלות על-ידי תחום בכיר קשרי כנסת וממשל.
פניות הנוגעות לשדולות, לרבות הזמנות להשתתפות, תיאום מקצועי, רישום, בקשות להתייחסות, אישורי כניסה או כל פעילות אחרת במסגרת שדולה, יטופלו מול יועצי מנכ"ל / לשכת מנכ"ל, בהתאם להנחיות המשרד.
שלבי העבודה
|
|
קבלת הפנייה פנייה מחבר כנסת או מלשכתו המתקבלת אצל גורם מקצועי במשרד תועבר באופן מיידי לתחום בכיר קשרי כנסת וממשל. התחום ירכז את הטיפול, יבחן את אופי הפנייה, יתאם את המשך התהליך ויוודא שהיא מטופלת על-ידי הגורם המוסמך במשרד. |
|
|
|
|
|
תיאום הקשר תחום בכיר קשרי כנסת וממשל יתאם את הפגישה, השיחה או הסיור מול חבר הכנסת או לשכתו, יעדכן את לשכת מנכ"ל וילווה את התהליך בהתאם לצורך. ככלל, פגישות ושיחות יתקיימו בליווי נציג מטעם התחום, אלא אם נקבע אחרת. |
|
|
|
 |
העברת מידע מקצועי כל מידע מקצועי, מסמך, מצגת או נתון המיועד לחבר כנסת או ללשכתו יועבר תחילה לתחום בכיר קשרי כנסת וממשל. המידע יועבר לאחר אישור ראש המינהל, מנהל/ת האגף או מנהל/ת המחוז הרלוונטי, ובהתאם לסבב האישורים הנדרש במשרד. אין להעביר מידע מקצועי ישירות לחבר כנסת או ללשכתו ללא השלמת הליך זה. |
|
|
|
 |
סיכום ותיעוד בתום הפגישה או השיחה יועבר לתחום בכיר קשרי כנסת וממשל סיכום תמציתי של עיקרי הדברים, ההחלטות והמשימות שעלו. תחום בכיר קשרי כנסת וממשל ירכז את התיעוד, יבצע בקרה ויעדכן את לשכת מנכ"ל, ככל שיידרש. *חריגים - כל חריגה מההנחיות המפורטות בנוהל זה מחייבת אישור של מנהל/ת תחום בכיר קשרי כנסת וממשל ו/או לשכת מנכ"ל. |
