נוהל מס׳ 6: מערכת קשר חכ"מ
מובילים בטכנולוגיה! משרד הרווחה והביטחון החברתי עובד באמצעות מערכת חדשנית וייחודית שפותחה בהתאמה לצורכי תחום קשרי כנסת וממשל בדגש על איכות, פיקוח ובקרה של תהליכי העבודה מול גורמי המקצוע במשרד
תחום קשרי כנסת וממשל עמל בשנתיים האחרונות (החל מאמצע שנת 2019) על פיתוח והטמעת מערכת קשר חכ"מ (חקיקה, כנסת וממשלה).
מערכת זו נועדה לייעל את תהליכי העבודה בין משרד הרווחה והביטחון החברתי, לבין הכנסת והממשלה.
בנוסף, מערכת זו תשפר את איכות השרות לעובדי המשרד במטה ובמחוזות. פעולות רבות (לדוגמה, מילוי משוב לאחר השתתפות בוועדה), נעשו קלות, זמינות ויעילות יותר באופן תחקורן והפצתן לקובעי המדיניות.
מערכת קשר חכם פותחה בכלי פיתוח חדשניים על פלטפורמות טכנולוגיות מהמתקדמות ביותר.
המערכת מכילה ממשקי עבודה דו-כיווניים עם:
- ועדות כנסת
- מחלקת המידע והמחקר של הכנסת
- מזכירות הכנסת
- מזכירות הממשלה
המערכת מכילה את הפונקציות הבאות אשר ישרתו אותנו בטיוב ובאיגום המידע הרב שזורם בתהליך העבודה עם הכנסת:
- טיפול בתהליך ועדות הכנסת מקצה אל קצה מול גורמי המקצוע שבמשרד
- הליך סבב אישורים מותאם וייחודי בסיכומי ועדות הכנסת
- טיפול בדיווחים שנתיים מוועדות הכנסת שבאחריות המשרד
- קבלת תזכורות אוטומטיות על מועדי הדיון
- שמירת מועד הדיון ביומנו של הנציג המקצועי שזומן
- אפשרות לקבלת זימונים למייל
- קבלה אוטומטית של חומרי רקע ופרוטוקולים העולים באתר הכנסת
- אפשרות למילוי משוב לצורך תחקור והפקת לקחים להמשך
- ניהול תהליך העבודה המשרדי בכל הנוגע לטיפול בשאילתות והצעות לסדר
- ניהול תהליכי עבודה בנושא הטיפול בהצעות חוק פרטיות
- הנפקה מקוונת של אישורי כניסה לישיבות ממשלה וועדות שרים
- הפקת מגוון דוחות וחתכים רחב לניהול ובקרה של תהליכי העבודה
- יצירת תזכורות אוטומטיות באמצעות SMS ומייל למשימות השונות שפורטו לעיל
המערכת עלתה לאוויר בתאריך 25.07.2020 וכיום מתבצעות באמצעות מערכת זו עיקרי העשייה שבתחום, בדגש על מיסוד והטמעות המודולים השונים בקרב גורמי המקצוע השונים במשרד.
בשנת 2022 זכתה המערכת בפרס הצטיינות בטקס IT Awards בקטגוריית חדשנות במערכות ליבה, על הובלת צעד משמעותי וחדשני ביצירת החיבור בין הרשות המבצעת (ממשלה) לרשות המחוקקת (כנסת). צוות השופטים, המורכב ממנמ"רים לשעבר, אנשי מקצוע ועיתונאים בלתי-תלויים, בחר במערכת קשר חכ"ם מתוך למעלה מ-500 פרויקטים חדשניים שהשתתפו בתחרות השנתית.
חשוב לציין! משרד הרווחה והביטחון החברתי היה המשרד הראשון מבין משרדי הממשלה העובד עם מערכת ייעודית וממחושבת בנושא.
כיום שלושה משרדים נוספים עובדים עם מערכת קשר חכ"ם:
-
משרד החינוך
-
משרד הבריאות
-
משרד העבודה
משרדי ממשלה נוספים עתידים להצטרף בהמשך.